如何做好会议与活动——会议管理与活动策划

课程背景：

企业时常要召开行业峰会，新产品上市也要开发布会，面对渠道每年还要召开经销商大会，推广产品到客户那里还得针对不同的客户安排小型的产品说明会。企业内部有活动、城市路演做活动、企业年会、产品博览会、各种大型赛事，嘉年华会等，活动规模大小不一，人力物力投入不同。会议管理和活动策划将会决定我们的投入产出是否合理。

课程目标：

1、掌握会议管理的整个流程，了解会议的目的、种类和体系

2、了解会议效率不高的原因及对策;

3、掌握会议中的沟通和反馈技巧;

4、学会提高会议效率和质量的技巧;

5、掌握学会活动策划的技巧，能制定完整的会议方案

6、掌握如何对待会议中的意外情况

7、掌握如何做会议记录及会后落实

课程时间：2天，6小时/天

课程对象：企业董事长、总经理、市场部门负责人、企业品牌部门负责人、产品部、客服部、售后服务部、销售经理、销售代表、中高级运营人员等。

课程大纲

会议管理部分

第一讲: 会议管理

1、评估会议成本

2、核定举行会议的必要性

3、明确会议的目标和诉求

4、把握各组织间的会议

5、特殊情况利用网络来举办会议

6、指定会议规范

7、确定会议召开的规模

8、筛选与会者的名单

第二讲：凡是会议，必有议程

1、会前发放清楚的会议议程（目的、时间、内容、准备资料、工作协调等)

2、规定讨论时间、发言时间等

3、案例分享:计时器的使用

4、凡是会议，必有结果

5、会议目的=解决问题=达成结果

6、会议监督官控场——计时发言——把控主题

7、倒计时提醒

8、当场宣读会议纪要(已达成结论、执行程序、再讨论话题及时间)

9、会议管理工具表(研讨与修正)

第三讲： 凡是会议 必有训练

1、高效会议=节约成本的投资

（快速成长、减少犯错、提升技能)=提升时价值

2、会议训练

（如何主持、如何记录、如何追踪、如何对待分歧、如何会场汇报等)

3、突发事件应对

4、事前告知既定的政策和决定(不容讨论)

5、参会成员的认知与妙用(性格解析)

1)支配者老虎型（性格特征与会议策略)

2)沟通者孔雀型（性格特征与会议策略)

3)实干者考拉型（性格特征与会议策略)

4)精确者猫头鹰型（性格特征与会议策略)

5)整合者变色龙型（性格特征与会议策略)

第四讲： 凡是会议 必须守时

1、设定时间(准时开始、准时结束、限制议程时间、每个议题时间)

2、会前通知（必须要有结论的议题)

案例分享:民企、国企实操技巧

第五讲： 凡是开会，必有记录

1、准确完整的会议纪要（会议决议、执行人员、完成期限、资源整合)

2、多方资源(明确说明)

3、没有决议+没有落实=打消会议积极性

4、案例探讨:会议纪要的完善与效力

第六讲： 会议凡是散会，必有追踪

1、散会不追踪=开会一场空

2、稽核检查（建立会议事后追踪程序——每项决议——及时发现适时调整——确保决议完成)

3、管理者的习惯——高层的要求

第七讲： 凡是会议，必备常识

1、高效会议管理概述

1）会议管理致命伤

2）销售，招商，新品推广，小型行业峰会的意义

3)会议的频率

4)会议成本的计算

5)会议效率不高的原因及预防性管理

6)成果型会议的特征

7)会议规范管理

8）会议中的沟通技巧

9）会议中的反馈技巧

10)会议中主持人的倾听技巧

11）主持人的讲话技巧

12）如何对待会议中的意外情况

13）会议后总结与回访礼仪

活动策划部分

第一讲、 活动策划与实施

一、为什么办会？——办活动的背景

二、什么时间办会?——了解有多少时间做筹备

三、想达到什么目的？

1、挖掘不同主题会议的核心需求

A、品牌宣传?——冠名、属名、牵头…

B、行业交流？——论坛+展

C、要业绩？——门票、销售、政绩…

D、要招商？——代理商、参展商、冠名商…

E、不同组题的各种需求

四、活动策划工具:

一）“五个W,一个H、B"

“Why":“为什么开”——会议目标

“Who”:“谁来开”——会议人员（组局人、背书人、见证人、引导人、看客、买单人）

“What”:“什么样的会”——会议分类

“When":“什么时候开”——会议时间

“Where”:“哪里开”——会议地点（意向区域或酒店或企业方还客户方合适的场地）

“How":“怎么开”——会议议程

“Budget": “多少钱”——会议预算

二）会议必备的资源具备多少？——现有、能给予的资源支持

1、过往是否办过类似会议？

A、成功的方面？

B、不满意的方面？

C、失败的方面？

D、本次想着重解决的方面？

五、索要已有材料、资料

1、VI系统

2、过往案例、照片

第二讲： 如何撰写活动初步方案

一、展现形式——WORD或PPT格式

二、主要内容

1、活动背景

2、活动目标

3、活动基本信息

A、时间

B、地点推荐2-3个选择（区域、档次、交通、停车、场地特点、内外场结构、符合会议需求）

三、主题策划

A、主标

B、副标

四、活动流程策划

五、活动宣传策划

六、活动执行安排

七、初步预算范围

1、按老板预算策划

2、按实际需求提预算

八、确认初步方案

第三讲： 如何策划活动方案

一、把初步策划案内容落实到PPT文件

二、测量场地内外场尺寸

1、设计平面规划图

2、规划物料尺寸

A、场外区（签到墙区、签到区、主题形象区、拍照打卡区、互动娱乐区、展位区、嘉宾接待区……）

B、主会场区（舞台区、VIP嘉宾区、嘉宾区、咨询区……）

3、根据主题&主色调设计初步主KV方案——2-3稿

4、分解“活动流程”制订每节点落地方案

5、是否需要演艺、礼仪、模特的配套方案

6、流程管控——甘特图

三、确认策划方案

第四讲： 怎样做好活动项目筹备

一、项目推进表

1、甘特图（项目名、项目说明、数量、推进节点、日期、责任人……）

如：活动报批、细分物料设计、物料制作、物资采购细分、工作人员安排岗位细分、预备金到位

第五讲： 怎样做好活动执行

一、活动执行分工协作表

1、活动流程表

2、物料、物资表

3、舞美工程

A、提前工作（提供平面图给搭建方、与场地协调搭建时间——预留充分时间，与酒店场地充分协调到位办理入场手续）

B、准时入场（严格遵守酒店规定进场、严格遵守安全施工、现场搭建管控）

4、会务工作表

A、岗位分工合作安排

B、岗位现场培训——礼仪、接待

二、活动发布

1、根据活动传播对像确定正确媒体平台组合

第六讲: 活动复盘

一、复盘逻辑

1、预期目标和实际结果的比较

2、实际执行和计划的比较

3、问题分析

4、总结提升    

二、复盘

1、深入分析

2、承担责任

3、快速高效