公文写作与档案管理

【课程时间】1天，6小时/天

【课程对象】各企业单位文秘写作与文档管理人员等。

【课程大纲】

课程导入

公文篇

一、规范篇（1小时）

（一）公文定义种类

〔案例分析〕公文种类变化及各文种适用范围

（二）最新格式规范

最新国家标准公文格式解读与企业公文接轨落地

〔案例分析〕公文格式各要素组成及排序

公文格式新旧标准的要素名称变化

公文格式新旧标准的要素编排变化

〔实战落地〕法定公文格式的“三大纪律八项注意”

1.排版准备

2.实操演练（通用格式）

企业公文格式常见错误

〔案例分析〕字体、段落格式上是否有标准化的要求？

如何使用分层序列数字编号？

发送单位存在多个，该如何确定先后顺序？

抄送环节，有省级公司领导和集团公司专业部门，该如何排序？

公文写作中对于数字能否使用简称？

〔工具落地〕模板讲解：用word制作标准格式公文

（三）公文行文规则

〔案例分析〕各文种行文关系与禁忌

           容易混淆文种的适用范围与区别

二、技巧篇（3小时）

（一）主题明

1.目中有人

2.标题说话

〔案例分享〕题好一半文

〔工具分享〕结构化地解读标题

（二）材料实

1.言之有物

〔工具落地〕结构化地收集材料

解决材料虚的三大工具：七何法、九宫法、思维导图法

2.删繁就简（删除、合并、缩减）

（三）结构清

1.结构思考

（1）金字塔原理三字决

A.点

〔工具落地〕说出来的精彩：SCQA模型

B.纵

C.横

〔案例分享〕分类（金字塔思维与结构）

有序（清步骤、突重点、剥细节）

（2）结构化的434法

    2.形象表达

（字不如表，表不如图）

〔工具落地〕PPT制作技巧

（四）语言好

1.情理交融

  （1）语言的六个维度

（2）法定公文语言特点：确实重要：准确、平实、庄重、简要

2.视觉传达

三、提升篇（1小时）

（一）通知通报

1.通知：公司内部最常用文种，占文件总数80%以上，涉及公文载体众多，需根据通知范围和对象确定载体的使用。

2.通报：典型的下行公文，有表彰、警示和鞭策的作用，是一种相对客观、严谨的文种。

（二）请示报告

1.请示：用于向上级请求指示和批准

（1）基本内容结构

（2）关注易犯错点与纠正

〔案例分析〕三分工作，七分汇报

工作汇报常见问题分析

〔工具落地〕结构化汇报四步法

2.报告：最常用的上行文

（1）基本类型与内容结构

（2）关注易犯错点与纠正

（三）计划总结

1.基本类型与内容结构

活动计划书、人员安排、日程安排、经费预算等相关事务表单

2.关注易犯错点与纠正

〔工具落地〕动态式计划

工作计划评价六法

复盘四步法

〔实操演练〕找找工作计划问题点

档案篇（1小时）

一、概要

（一）档案管理定义

（二）档案管理三大作用

〔案例分享〕企业知识地图应用

知识管理新理念—现代企业的档案管理

二、实操

（一）准备三要决

1.范围

2.分类

3.编号

（二）归档五步法

1.理

〔案例分享〕整理、分类、排列的注意事项

2.订

〔案例分享〕装订顺序和方式的注意事项

3.编

4.录

〔案例分享〕录入数据库的注意事项

           档案的大数据管理

5.入

〔案例分享〕企业知识地图应用

企业档案数据库

三、保障

（一）档案室管理

（二）档案借阅管理

〔案例分享〕流程管理与优化